Términos y condiciones del servicio

Estas condiciones regulan el uso de Karanuz, un programa de gestión para droguerías que se presta como servicio a través de internet. Al crear una cuenta y usar el sistema, la droguería acepta lo que sigue.

1. Qué se contrata

El acceso al sistema para la operación de la droguería: venta, inventario, lotes, vencimientos, caja, compras, cumplimiento sanitario y contabilidad, según el plan contratado. El servicio se presta sobre la versión vigente del programa; no se entrega una copia del software ni se cede su propiedad intelectual.

2. Las cuentas y quién responde por ellas

• La droguería crea las cuentas de su personal y decide qué puede hacer cada quien. Responde por lo que hagan con ellas.
• Las contraseñas son personales. Karanuz las guarda como huella y no puede leerlas; si alguien la olvida, se restablece, no se recupera.
• Cerrar una cuenta tiene efecto inmediato, lo que importa en un mostrador donde el personal rota.

3. Disponibilidad y respaldo

• Karanuz mantiene copias de respaldo diarias y cifradas, guardadas fuera del servidor que atiende el servicio.
• El servicio puede interrumpirse por mantenimiento. Las interrupciones programadas se avisan dentro del sistema.
• Karanuz no responde por interrupciones causadas por la conexión a internet de la droguería, por su equipo o por fallas de terceros ajenos al servicio.

4. Pago y suspensión

• El servicio se paga por mes anticipado, según el plan contratado.
• La falta de pago puede llevar a la suspensión del acceso. Suspender no borra nada: la información se conserva íntegra y vuelve a estar disponible al ponerse al día.
• La droguería puede terminar cuando quiera, sin penalidad. Al terminar, Karanuz entrega una copia completa de la información en formato abierto y elimina los datos a los sesenta días.

Conviene precisar qué significa «formato abierto», porque de eso depende que la copia sirva de algo: el catálogo, el inventario con sus lotes y vencimientos, las ventas, las compras, los terceros y los movimientos se entregan en archivos .xlsx reales, que se abren en Excel y en Google Sheets sin depender de la configuración regional del equipo, no en un volcado que solo Karanuz sepa leer.

Y no hace falta esperar a terminar ni pedírselo a nadie: esa exportación está dentro del sistema y la droguería puede descargarla cuando quiera, con el servicio activo. Irse no debería requerir permiso de quien cobra por que usted se quede.

5. La información es de la droguería

Todo lo que la droguería registra —su catálogo, sus clientes, sus ventas, sus precios y sus proveedores— es suyo. Karanuz no lo vende, no lo cede a terceros y no lo usa con fines comerciales propios ni para construir productos con los datos de sus clientes.

Karanuz accede a la información operativa y comercial de la droguería —sus ventas y su margen, su inventario y sus vencimientos, sus cajas y sus cuadres, sus compras y sus gastos— para prestar el servicio, darle soporte y advertirle cuando algo va mal en su negocio.

Ese acceso no alcanza la identidad de sus pacientes, y eso no es una promesa sobre lo que Karanuz decide mirar: es una restricción escrita en los permisos de la base de datos. El rol con el que funciona el panel no tiene concedida la tabla de clientes, ni el historial de puntos, ni la columna que ata una venta con la persona que la hizo. Una consulta equivocada no devolvería esos datos: devolvería un error de permisos. Tampoco alcanza la nómina individual de sus trabajadores.

Dicho de otro modo: Karanuz puede ver que usted vendió doscientas cajas de amoxicilina el mes pasado y con qué margen. No puede ver a quién.

6. Lo que el sistema no hace

Conviene decirlo antes de que alguien lo descubra faltando:

• No es un consultorio. El sistema no recomienda tratamientos ni sustituye el criterio del regente o del personal de la droguería.
• No archiva el original en papel de la fórmula médica. El sistema lleva el libro de medicamentos de control especial que exige la Resolución 1478 de 2006 —entradas, salidas, correcciones, cuarentenas y destrucciones, con saldo corrido— y genera el informe mensual al Fondo Rotatorio de Estupefacientes, pero el original de cada fórmula se sigue archivando en papel en la droguería, como la ley exige de todos modos.
• No factura electrónicamente por sí solo: emite hacia el proveedor tecnológico que la droguería contrate ante la DIAN, y la responsabilidad de la emisión es de la droguería como facturador.
• No reemplaza la asesoría contable. Los reportes son insumo, no dictamen.

7. Uso correcto

La droguería se obliga a usar el sistema conforme a la ley; a no intentar acceder a información de otras droguerías; a no sobrecargar el servicio de forma deliberada; y a obtener de sus clientes las autorizaciones que la ley exige antes de registrar sus datos.

8. Anexo: tratamiento de datos personales

Este anexo hace parte de las presentes condiciones y se expide para cumplir el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, que exige que la relación entre Responsable y Encargado conste por escrito.

Quién es quién

La droguería es la Responsable del tratamiento de los datos de sus clientes. Karanuz es la Encargada: los trata por cuenta de la droguería y siguiendo sus instrucciones.

Obligaciones de Karanuz como Encargada

• Tratar los datos únicamente para prestar el servicio contratado.
• Guardar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado.
• Actualizar, rectificar o suprimir los datos cuando la droguería lo indique, y permitir que lo haga desde el propio sistema.
• Informar a la droguería, sin demora, de cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos, para que ella pueda cumplir su deber de informar a la Superintendencia.
• Abstenerse de circular o ceder los datos a terceros, salvo orden de autoridad competente, y avisar a la droguería cuando eso ocurra si la ley lo permite.
• Devolver o eliminar los datos al terminar la relación, según se pactó arriba.

Obligaciones de la droguería como Responsable

• Obtener de cada titular la autorización previa, expresa e informada antes de registrar sus datos. Como los productos que alguien compra en una droguería revelan información sobre su salud —dato sensible según el artículo 5 de la Ley 1581— esta autorización no es opcional ni puede presumirse.
• Informar al titular las finalidades y sus derechos, y conservar prueba de la autorización. El sistema deja constancia de cuándo, por qué medio y quién la recibió.
• Atender las consultas y los reclamos de sus clientes en los plazos de ley: diez días hábiles y quince, respectivamente.
• Mantener actualizado su canal de atención dentro del sistema, que es el que aparece en el aviso de privacidad que se le entrega al cliente.
• Inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos si le corresponde. Desde el Decreto 090 de 2018 y la Circular Externa 003 de 2018 el registro solo obliga a las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT y a las entidades públicas, de modo que la mayoría de las droguerías pequeñas no está obligada. Quien sí lo esté actualiza la información entre el 2 de enero y el 31 de marzo de cada año.

9. Ley aplicable y reclamaciones

Este contrato se rige por la ley colombiana. Las reclamaciones se atienden por el canal indicado en el contrato de servicio. Lo anterior no limita los derechos que la Ley 1480 de 2011 le reconoce al consumidor ni las competencias de la Superintendencia de Industria y Comercio.